df-mp - Wandel durch Digitalisierung

Case Study

Dörries Frank-Molnia & Pohlman (df-mp), eine führende Kanzlei für Patentverfolgung, beabsichtigt durch die Digitalisierung wesentlicher Arbeitsabläufe Kosten zu senken und die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Durch die Einführung einer Software für die Verwaltung der Schutzrechte und die Auslagerung administrativer Prozesse an PAVIS wurde das hoch gesteckte Ziel erreicht.

Unser Kunde

Dörries Frank-Molnia & Pohlman

Seit fast zwanzig Jahren berät und vertritt die Kanzlei df-mp gewerbliche Mandanten bei allen Themen rund um Patent-, Gebrauchs-, Marken- und Designrecht. Ihre Kunden profitieren vom breiten Spektrum an Spezialwissen in über sechs Fachbereichen, ihrer hohen naturwissenschaftlichen Kompetenz und ihrem Engagement.

Die Herausforderung

Digitalisierung und Automatisierung manueller Prozesse

Während der Zusammenarbeit war die umfassende Digitalisierung aller Arbeitsabläufe ein besonderes Anliegen von df-mp. Der manuelle Aufwand der bestehenden Prozesse sollte weitestgehend reduziert werden. Ziel der Digitalisierung war es somit, die Kosten für Kunden zu senken und die Wettbewerbsfähigkeit auf dem Markt zu erhöhen. Der erste Schritt in Richtung Digitalisierung war die Einführung einer IP-Management-Software. Die Kanzlei entschied sich für Genese.

Um Schutzrechtsverlängerungen kosteneffizient durchzuführen, sollte anschließend ein externer Dienstleister in die gewählte IP-Management-Software integriert werden.

Die Anforderung an das externe Unternehmen umfassten:

  • Zuverlässige Zahlung von Jahresgebühren für Patente und Verlängerungsgebühren von Marken
  • Eindeutige und nachhaltige Arbeitserleichterung
  • Reduktion des schriftlichen Aufwands
  • Verwendung digitaler Rechnungen und Quittungen
  • Automatisierung von Prozessen

Die Lösung und das Ergebnis

Arbeitserleichterung durch reibungslose Zusammenarbeit

Aufgrund einer persönlichen Empfehlung wurde df-mp auf die bidirektionale Schnittstelle PAVIS Connect  aufmerksam, mit der PAVIS Technologieführer ist. PAVIS Connect ermöglicht die Übertragung von Daten für Schutzrechte, Datenänderungen und Aufträgen für Einzahlungen direkt aus der IP-Management-Software Genese und kommuniziert vollautomatisch. So spart die Kanzlei wertvolle Zeit in der täglichen Arbeit. Neben Genese ist PAVIS Connect auch für die IP-Management-Systeme Anaqua, Eidologic, IP Now, Winpat und Patricia verfügbar. Durch die Schnittstelle entfällt der manuelle Austausch von Daten oder E-Mails gänzlich. Alle zur Überwachung und Verlängerung von Schutzrechten notwendigen Arbeitsschritte können direkt aus der IP-Management-Software heraus erledigt werden - die beiden Systeme greifen wie ein Uhrwerk ineinander. Bei der initialen Aufnahme der Daten zu Beginn der Zusammenarbeit wurden die Daten von df-mp geprüft und plausibilisiert. Laut Philipp Nordmeyer, Partner bei df-mp, konnte die Datenqualität durch die Überprüfung spürbar verbessert werden.

Ein weiterer wesentlicher Aspekt bei der Wahl des Einzahlungsdienstleisters war die Historie von PAVIS. Der genossenschaftliche Ursprung und die damit verbundene langjährige, enge Zusammenarbeit mit Patentanwälten erzeugte Vertrauen und Sympathie.

Nordmeyer fasst die Vorteile, die PAVIS Connect in der täglichen Arbeit bringt, wie folgt zusammen:
  • Kein manueller Austausch von Excel- bzw. xml-Dateien
  • Kein Hin- und Hersenden von E-Mails
  • Zeitersparnis durch die automatisierte Datenübertragung und Auftragserteilung
  • Verbesserung der Datenqualität durch die sofortige, fallbezogene Verarbeitung, Rückmeldung und Statusabfrage im IP-Management-System
  • Mehr Spielraum für Entscheidungen durch direkte Überprüfung und systemseitige Rückmeldung bei Unklarheiten bzgl. der Schutzrechtsdaten
  • Erhöhung der Datenschutz-Standards durch die besonders sichere Datenübertragung

"So reibungslos, dass es nicht auffällt"

Gemeinsam zum Ziel

Neben den Arbeitserleichterungen durch die Schnittstelle trug auch der persönliche Kontakt zwischen df-mp und PAVIS zur Zufriedenheit während und nach der Integration bei. Als Partner auf Augenhöhe fanden von Beginn an ein reger Austausch sowie eine kontinuierliche, individuelle Beratung statt. Die regelmäßige Kommunikation führte zu schnellen Entscheidungen und einer auf die individuellen Bedürfnisse von df-mp zugeschnittenen Integration der PAVIS-Services.

Philipp Nordmeyer sagt dazu:

"Der Daten- und Informationsaustausch verläuft so reibungslos, dass es nicht auffällt."

Ein besseres Kompliment kann sich die PAVIS GmbH in Bezug auf die Zusammenarbeit gar nicht wünschen.

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